世界上最笨的老板就是允许加班的老板

2019-06-03 网络创业 超过

去年11月,日本女大学生高桥因为不堪忍受长期加班跳楼自杀,在日本引起了广泛讨论。高桥在自杀前的11月加班超过90小时,10月加班超过130小时。媒体的披露更加让人震惊,包括公司员工凌晨四点才下班,第二天还要正常上班;公司经常规定周末也要加班,每月加班300小时“才有资格被说太拼”。

日本舆论炸开了锅,扭曲的加班文化刺痛了社会的敏感神经。而深究背后的社会原因,是因为日本职场奉行广泛而彻底的集体主义,受欢迎的是所谓“能随时待命24小时为企业奉献”的全能型人才,这样导致的后果就是职责分工不明确。因为职责分工不明,绩效很难评定,想要升职只能通过加班来“表忠心”。

加班真的能“表忠心”吗?

答案当然是:不能。事实证明加班不仅不能表忠心,还会造成工作效率的普遍降低。

一个人每天的有效工作时间有6小时,而高效工作时间只有4小时。一个人的精力是有限的,正常的工作时间如果其全身心投入,为了达成目标而努力,那么在下班以后一般就会很疲惫了。如果其下了班之后还能在电脑前面孜孜不倦,除非真的是管理层有太多的事脱不开身,只能说明这个人没有给自己设定足够的目标,工作密集度很低以至于下班以后还不太累,或者只是在做做样子,因为公司要求加班而加班。

员工本人的能力,应该恰好能够让其在上班时间集中精力完成计划内工作。如果计划不明确,员工就会出于各种原因在白天拖拖拖拉拉,在非工作时间继续低效率地工作,一整天的工作效率都非常低。企业以为通过低廉的加班费买断了员工的业余时间,实际上却降低了支付了巨额工资的工作时间的效率。

由此可见,明确而具体的工作计划,会促使员工在正常工作时间全力以赴地去完成工作,这种状态下通常做事“又好又快”。如果企业老板允许甚至要求员工加班,员工就会原本可以在六小时内昨晚的工作拉长到10小时。如果没有明确的工作计划,可能一整天就会在浑水摸鱼中度过。

企业中的每个人都应该有明确的计划去完成,而这些计划,是被期望在有效的工作时间内全力以赴就能够完成的。但是,如何制定能够激烈全体员工的合理工作计划,需要借助工具来实现。

怎样把公司的计划合理地分配到个人?

明确的绩效分工就像行军旗,怎样才能把旗子有效地扛起来让全公司都看到?

现在中国的企业,公司的生产计划和责任分工,一般会按照部门分发到个人,现有的模式一般有以下两种,都不能很好地把责任落实到个人,这是导致责权不明的最直接原因:

一、开会。

年会、季度会议、月会、周会、例会,一次又一次的由上而下的任务传达,在这个过程中会有大量的信息流失。开会最大的问题就是1.常常结论未能有效可视化,只有少数几个人能全局把握。2.传达过程中存在严重的信息流失。企业员工在开会时只记录与自己相关的事物,并且企图凭借大脑来记住这些东西,常常会造成失误和误差。要知道德国制造业是最相信机器和工具而不相信人的力量的,人总是不稳定和有误差的,而工具是稳定而可信的。

二、用公司的传统OA软件或者ERP系统:

买ERP或OA系统不是买个电视机,拿回家就能打开看电视;它像是买台汽车,你家里要有专业的架势人员来“开这台车”,车子出了毛病还要回厂修理,车子要改装也不是使用者要改就能改的,买了一台系统就要一直投钱下去,如果你不想出钱维护,两年以后就会变成一堆废物。

使用这种方法的公司面临两个难题,:

1.系统素质问题。这种非灵活性的系统软件与公司的业务流程的贴合往往不佳,可能系统在一个流程中,仅仅让订单或出货数量在电脑上有一个记录而已,而其他业务还是习惯使用纸质文档进行交接,往往还存在纸质文档与电子文档对不上的问题,体验感非常差,员工也不愿意用。

2.组织及人员配合问题。人们可能已经习惯了用QQ传文件、或者领导习惯审批纸质的文件,无论更换多么好的系统,公司员工的素质及心态甚至是公司的文化冲突都无法调和。有人就会继续回头用Excel,最后不得不用的可能只有销售、库存、采购及会计。

综合现状,企业分工无法明确传达到员工个人,主要是计划下发的方式和工具有问题:

1.分配结果的非可视化,和信息传达过程中的信息流失。

2.工具非灵活性,员工体感感差,实用度低,没有真正为企业解决问题。

从时间管理+计划日程的角度去达成企业目标

我们不妨建立一个普通任上班的一天的模型。八小时上班制包含6小时的有效工作时间,在工作结束前用1小时的时间进行总结、复盘、改进和做明日计划,在工作中用1小时的时间用于沟通。如果想要进一步精进自己的技能,还会在下班之后到睡前的4小时内学习一些其他东西,然后用8小时好好休息,用4小时做其他必要的衣食行。

一个上班族的一天

一目了然,一个合理的8小时工作制的时间分配,大概包含了以下内容:

6h日程执行

15min做总结

15min做复盘

15min做改进

15min安排明日计划

1h用于团队协作的沟通

一个理智的老板不可能期望员工从朝九到晚五一直处于机器一般的“生产性活动”之中,计划、总结、复盘和改进,这些必要的行为都是为了改进工作流程,从而提高工作效率。

而事实上,最重要的这几个步骤所占据的时间,每天大概只有1h不到。我们可以借助工具来帮助我们进一步缩短这个时间。

在日事清里,【日程】【计划】【笔记】与这几个关键步骤存在着以下关系:

【日程】【计划】【笔记】是三大主要模块

1.

日程安排:

来源于团队分解下来的每日任务安排,还包含昨日复盘后的计划和个人事务。按照重要紧急程度划分四象限。划掉的任务,在使用【一键生成】工作日报中会出现在KEEP里。

时间可以精确到分钟

2.

工作日报包含的四个部分:

KEEP(今日已完成):所做的事来自于日程,日程来自于计划

PROBLEM(遇到的问题)和TRY(尝试的措施):用来做复盘

PLAN(明日计划):来源于团队计划看板和今日复盘,显示在明日日程

KEEP中内容来自于今日已经完成和划掉的日程及其中记录的内容

明日PLAN的内容来自于—今日日程中未划掉&明日日程中安排&来自计划

3.

计划看板:

包含公司的年度计划→季度计划→月计划→周计划→每日任务安排,细分到时间点和个人。

在每月的月初根据团队计划分解到周

打开计划同步到日程,设置日期后会出现在当日日程中

【计划】-【日程】-【笔记】是一个循环的完整生态,从员工的工作&个人时间管理出发,把公司的计划分解到每一天,并且一边工作一边完成总结、复盘、改进、明日计划和沟通等关键步骤,能够最大限度的提升员工的工作效率。

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